Les thèmes abordés dans cette FAQ sont les suivants:
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- Client&Facturation
- Process de vente loisirs
- Production
- Fournisseur
- Trésorerie, Statistiques et rapport T9
- CRM
- Comptabilité
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Pour toutes questions complémentaires, n’hésitez pas à contacter le service client IGA T9: hotline@iga.fr
Question 1: Lorsque nous créons un compte client et que ce client déménage sera-t-il possible de modifier l’adresse du compte ultérieurement ?
Réponse 1 : Oui, les fiches client sont modifiables à tout moment (Menu Client / Recherche)
Question 2: Lors de la migration, les comptes clients déjà existants migreront ils aussi ?
Réponse 2: Le service de migration s’est basé sur les normes liées au RGPD pour la récupération des clients à savoir:
– Clients Compte : si toutes les pièces (facture et avoirs) sont soldées et que la date de la dernière pièce (facture, avoir, règlement, BI) est antérieure au 01/01/2017, le client n’est pas repris
– Clients Tourisme : si toutes les pièces (facture et avoirs) sont soldées et que la date de la dernière pièce (facture, avoir, règlement, BI) est antérieure au 01/01/2016, le client n’est pas repris
– Les clients créés depuis moins de 4 ans n’ayant aucune pièce associée (encaissement, BI, facture) sont importés.
– Les clients pour lesquels un arriéré de gestion (facture, avoir, encaissement non soldé) a été fait sont importés.
Question 3: Une fois la facture enregistrée si jamais un client annule une prestation peut-on revenir sur la facture et supprimer la ligne?
Réponse 3: Non, légalement, il n’est pas possible de modifier une facture. Il faut dans ce cas générer un avoir. N’hésitez pas à vous rapprocher du service client afin qu’on puisse vous accompagner à ce sujet.
Question 4: Sommes-nous dans l’obligation de faire une facture proforma si le client donne un acompte ?
Réponse 4: Non, vous devrez leur remettre un reçu d’acompte. Une liste des encaissements peut également être éditée à la demande du client depuis le dossier voyage. La facture proforma peut être exploitée pour effectuer une demande d’acompte mais elle n’a aucune incidence sur votre compte client. Elle ne peut pas être réglée. Par ailleurs vous pourrez la transformer en facture.
Question 5: Peut-on passer plusieurs règlements à des dates différentes sur une facture normale?
Réponse 5: Oui.
Question 6: Les informations chèques sont-elles à renseigner uniquement sur les factures proforma ou faut-il également les renseigner sur une facture classique?
Réponse 6: Une proforma est un document non-comptable qui fait office d’évaluation du montant qui sera facturé au client, sous réserve que ce dernier accepte les conditions incluses dans celle-ci. Vous n’aurez donc qu’à renseigner une demande d’acompte :
Dans une facture, en revanche, les informations relatives au mode de règlement choisi (exemple: chèques) doivent obligatoirement être renseignées.
Question 7: Est-il possible de rajouter une prestation sur une facture déjà existante ou devons-nous faire une refacturation ?
Réponse 7: Non, légalement, il n’est pas possible de modifier une facture. Il faudra donc créer une nouvelle facture pour la nouvelle prestation ou générer un avoir et refacturer l’ensemble des prestations (dans l’application IGA T-9, la refacturation, peut être faite en un acte). Nous vous invitons à contacter le service client afin de vous accompagner sur ce sujet.
Question 8: Le règlement passe en « comptabilisé » directement le jour même ou le lendemain ?
Réponse 8: Au choix de l’agence, il faudra uniquement effectuer un paramétrage.
Question 9: Est-il possible de revenir sur le règlement si on se trompe et qu’on ne s’est pas rendu compte sur le moment ?
Réponse 9: Oui, il est possible de mettre à jour un règlement au niveau de la date directement au moment de la remise en banque. Contrairement au logiciel IGANet, les remises en banque peuvent être supprimées et recréées même si elles sont comptabilisées (cela permet d’agir sur le règlement si celui-ci est déjà enregistré dans un bordereau de remise en banque).
Question 10 : Comment faire si le client déménage ?
Réponse 10 : Les fiches clients sont modifiables à tout moment (via le Menu Client / Recherche).
Question 11 : Peut-on modifier dans la fiche ou doit on dupliquer ?
Réponse 11 : Les 2 solutions sont possibles.
Question 12 : Nous n’avons pas souvent les adresses des clients, comment faire ?
Réponse 3 : Nous vous invitons à leur demander, cela vous permettra d’enrichir votre base de données. Sinon, vous avez la possibilité d’indiquer « NC » (Non Communiqué) dans le champ adresse de la fiche client.
Question 13 : Peut-on indiquer un prix de vente total incluant la commission ?
Réponse 13 : Oui mais pour déterminer le montant de la commission il faudra préciser le montant net fournisseur ou le montant de la commission dans le détail de la ligne de la prestation (non visible pour le client mais utile pour la partie achat).
Question 14 : Dans votre exemple la TVA est renseignée à 20%, alors qu’avec Easyjet il n’y en a pas. Peut-on modifier le taux de TVA ?
Réponse 14 : La notion de TVA n’est pas liée au fournisseur mais à l’activité et à la destination. Elle est renseignée automatiquement par le logiciel IGA T9.
Question 15 : Une fois la facture éditée, si le client rajoute une location voiture, peut-on la rajouter sur la même facture ?
Réponse 15 : Non, légalement, il n’est pas possible de modifier une facture. Il faudra donc créer une nouvelle facture pour la nouvelle prestation ou générer un avoir et refacturer l’ensemble des prestations (dans l’application IGA T9, la refacturation, peut être faite en une seule action). Nous vous invitons à contacter le service client afin de vous accompagner sur ce sujet.
Question 16 : Pourquoi doit-on ajouter le numéro de la carte ? Ce n’est pas confidentiel ?
Réponse 16 : Pour les règlements clients seuls les derniers numéros de la carte peuvent être saisis. Pour les cartes agence, effectivement le numéro est stocké entièrement pour être reconnu par T9 lorsqu’il est présent dans une émission. Il faut prendre ce champ pour une référence. Pas forcément un numéro de carte.
Question 17 : Si je me suis trompée sur le montant de règlement, peut-on le modifier ?
Réponse 17 : Oui, il est possible de mettre à jour un règlement au niveau de la date directement au moment de la remise en banque. Contrairement au logiciel IGANET, les remises en banque peuvent être supprimées et recréées même si elles sont comptabilisées (cela permet d’agir sur le règlement si celui-ci est déjà enregistré dans un bordereau de remise en banque).
Question 18 : On peut débloquer une facture plusieurs fois ? Et c’est quoi alors une facture bloquée ?
Réponse 18 : Oui. Si le blocage de la facture concerne l’édition. Dès qu’un autre blocage sera en place le déblocage sera inefficace.
Question 19 : Ce qui a été facturé sur IGANET, on peut le récupérer sur IGA T9 pour apporter des modifications ?
Réponse 19 : Les clients pour lesquels un arriéré de gestion (facture, avoir, encaissement non soldé) a été fait, sont importés.
Question 20 : A quoi sert un BI pour des vols secs s’il n’y a pas les conditions d’annulation et de modification ?
Réponse 20 : Les conditions d’annulation et de modification sont à renseigner dans les différents champs en texte libre du BI. C’est à la charge de l’agence de les renseigner. Il est possible de pré-enregistrer des commentaires.
Question 1: Habituellement, nous faisons une édition des bordereaux tous les jours pour la compta de la veille. Cela sera t-il pareil avec T9?
Réponse 1: Oui.
Question 2: Combien de personnes maximum pouvons-nous mettre sur un devis voyage et 1 BI ?
Réponse 2: Aucune limite quant aux participants, cependant la multiplication de personne dans un BI compliquera la gestion de celui-ci (exemple : si un voyageur ou 2 dans le groupe annule son voyage, si un voyageur dans le groupe veut sa propre facture)
Le logiciel IGA T-9 propose de cloner un BI ou un devis très simplement (exemple : 2 ou 3 familles font le même voyage mais veulent chacune avoir leur contrat et/ou leur facture)
Question 3: Comment pouvons-nous faire un devis voyage si nous n’avons pas les noms des participants ? C’est souvent le cas, on nous demande 1 devis pour 2 adultes + 1 enfant par exemple ?
Réponse 3: Un devis est un document précontractuel, il est donc obligatoire de notifier les noms et prénoms des potentiels participants. Vous n’aurez plus à les saisir si le devis vient à se confirmer.
Question 4: Nous sommes obligés par la loi sur un BI de mentionner les conditions de réservation (acompte à percevoir etc..) où pouvons- nous les indiquer ? Pareil pour les hôtels adaptés aux personnes à mobilité réduite ?
Réponse 4: Le logiciel IGA T-9 rends possible la personnalisation des BI via des commentaires manuels ponctuels ou pré-paramétrés pour ajouter toute(s) information(s) estimée(s) manquantes par chaque agence. Concernant les mentions quant aux personnes à mobilité réduite, des champs sont disponibles dans le BI (panel Formalités).
Question 5: Les taxes aéroport doivent être mentionnées dans les Devis et BI, où apparaissent-elles ?
Réponse 5: Les taxes réelles sont définies lors de la réservation et de l’émission du billet, donc le devis n’est pas concerné. Pour les BI, elles seront saisies sur la ligne des prestations vendues.
Question 6: Comment fait-on un devis avec un Tour Opérateur pour renseigner la commission agence ?
Réponse 6: La saisie de la marge est possible lors de la création d’un devis ou d’un BI sur la ligne de prestation. La saisie de la commission est possible dans le Dossier Voyage au moment de la facturation :
Question 7: Sur un BI validé, peut-on rajouter une ligne d’excursion par exemple si le client rajoute un spectacle ou une autre prestation plusieurs semaines après son inscription ?
Réponse 7: Oui, le BI est modifiable. Cela va créer un « annule et remplace » (avec un nouveau numéro de BI). Les BI inactifs seront accessibles en modifiant l’affichage dans le dossier voyage.
Question 8: Est-ce qu’il existe une case mentionnant les frais de cession obligatoires avec la nouvelle loi ?
Réponse 8: Oui, dans le BI depuis l’onglet « Compléments ».
Question 9: Idem, concernant les frais en cas d’émission anticipée des vols ?
Réponse 9: Oui, dans le BI depuis l’onglet »Prestations ».
Question 10: Peut-on télécharger des photos ou des documents de notre ordinateur pour les générer sur IGA?
Réponse 10: Oui, Il est possible d’intégrer des photos à partir de votre ordinateur dans un devis.
Question 11: Dans le cas des données d’un passeport dont on aurait la copie sécurisée, pourra-t-on extraire les données directement (numéro passeport, date de naissance, etc….) ou faudra-t-il les introduire manuellement ?
Réponse 11: Non, il n’est pas possible d’intégrer automatiquement les données dans le logiciel pour des raisons RGPD. Nous tentons en revanche de trouver actuellement une solution sécurisée et en accord avec le cadre légal.
Question 12 : Si le nombre de nuitées est partiel, peut-on modifier la durée de nuits ?
Réponse 12 : Vous allez pouvoir diviser et modifier les nuitées respectivement selon les hôtels selon ce que vous proposez à votre client. On peut saisir autant d’hébergements que nécessaire. Sur chaque hébergement le nombre de nuitée est renseigné.
Question 13 : Si on veut joindre dans le BI un itinéraire de croisière ou le programme d’un circuit par exemple, est-ce possible ?
Réponse 13 : Il est possible de renseigner ces informations sur les différentes zones de texte libre du BI. Si on veut fonctionner avec un document externe il est possible de la stocker dans le dossier voyage du BI.
Question 14 : Est-ce-que les devis « sans suite » sont archivés ? A-t-on la possibilité de les récupérer? Par exemple si on s’est trompé de devis à annuler ?
Réponse 14 : Lorsque l’on passe un devis « sans suite », celui-ci est archivé avec ce statut. Il est consultable. Si on s’est trompé. Il est possible de recréer un nouveau devis en clonant ce BI « sans suite ».
Question 15 : Quel intérêt à utiliser le bulletin simplifié ?
Réponse 15 : Le BI simplifié ne contient pas la partie hébergement et la partie divers. Il est donc allégé. De plus la numérotation étant différente, il est possible de faire la distinction statistique entre les vols secs et les prestations loisirs. Les mentions légales diffèrent également, elles sont donc en adéquation avec un contrat transport sec.
Question 16 : Pourquoi ne pas faire une facture simple pour des billets d’avion ?
Réponse 16 : C’est au choix de l’agence. Le BI permet de renseigner des conditions d’annulation par exemple. Ce n’est pas une contrainte du logiciel.
Question 17 : Pourquoi ne pas rentrer l’acompte directement dans le dossier ?
Réponse 17 : C’est possible. Généralement lorsqu’on solde un dossier on passe le règlement directement dans le dossier puisque le contrat n’est pas modifié. L’acompte se positionne tout de même sur le BI.
Question 18 : Est-ce-que tous les fournisseurs crées sur IGANet seront automatiquement intégrés ou doit-on tout créer de nouveau sur T9 ?
Réponse 18 : Les fournisseurs facturés sur les trois dernières années seront importés dans T9.
Question 1: Sur IGANet, nos groupes étaient générés par les comptes 604…60… et 704…60… et la marge manuelle était renseignée en 704100 ou 704900 avec TVA en 445710 si taxable, chaque groupe a un numéro de compte comptable et la marge groupes est renseignée en 70410 ou en 704900. Sur IGA T9 quels sont les comptes comptables générés dans le bilan ? Comment les créer ?
Réponse 1: Le schéma des écritures comptables est paramétrable. Les comptes utilisés peuvent être les mêmes que sur le logiciel IGANet. La création d’un compte comptable se fait très simplement par le module Comptabilité. Le service client peut vous accompagner lors de cette démarche afin que vous puissiez être autonome par la suite.
Question 2: Comment garder cette comptabilisation ? Car nous ne souhaitons pas modifier ces comptes comptables en cours d’année.
Réponse 2: Le schéma d’écriture sera exactement le même que sur le logiciel IGANet. Il s’agit simplement d’un paramétrage sur IGA T-9.
Question 3: Une formation comptabilité sera-t-elle prévue ?
Réponse 3: OUI. Les formations sur le module « comptabilité » seront dispensées 1 mois après le démarrage sur « IGA T9 ».
Question 4: Lorsqu’il s’agit d’un groupe « MICE », on a la liste des passagers environ 15 jours avant le départ, comment fait-on sur le BI ?
Question 4: Il est toujours possible de revenir dans votre BI pour ajouter votre liste de voyageurs.
Question 5: Et quand on a 200 personnes à ajouter ?
Réponse 5: Dans ce cas, vous devez les ajouter manuellement dans le BI. Il est également possible de les ajouter via le volet client/pax d’un dossier production. Attention ils ne pourront pas être importés sur le BI.
Question 6: Est-il possible de paramétrer d’autres fournisseurs pour les remontées mescompt automatiques des sites B2B ? (Exemple: Site Teldar, Albatravel)
Réponse 6: Il s’agit d’un paramétrage réalisé par l’équipe IGA sur l’application . En effet, si nous prenons le cas des plateformes Teldar, Hcorpo, Résanéo, AerTicket, Koédia, la demande doit être faite par le client auprès du prestataire en question. C’est ensuite, le prestataire qui nous demande d’effectuer le paramétrage.
Question 7: Le paramétrage des sites B2B est-il gratuit ?
Réponse 7: Oui.
Question 8: Peut-on préciser sur le contrat que le client a refusé l’assurance ?
Réponse 8: Oui, il est possible de mentionner cette information sur le BI depuis le volet « Assurances » et stipuler ce que vous avez proposé, ce qui est obligatoire/facultatif et ce que votre client a accepté/refusé.
Question 9: Comment intégrer les Conditions générale de vente (CGV) ?
Réponse 9: Attention les conditions générales de vente n’existent plus depuis juillet 2018 pour la distribution. Toutes les informations doivent être sur le BI. Si on met des CGV pour les BI production on les aura aussi sur la distribution.
Question 10: La marge sur les vols n’est pas soumise à TVA ?
Réponse 10: La marge est globale sur le dossier. La taxabilité dépend de la destination. Il est possible de déterminer manuellement la part taxable et exonérée lors de la clôture du dossier.
Question 11: Peut-on clôturer un dossier production non soldé ?
Réponse 11: Oui, il y aura dans ce cas, un message pour vous prévenir. En revanche, cela ne bloque pas la clôture car il n’y a pas d’impact sur la marge.
Question 12: Peut-on ajouter au même passager plusieurs ID (passeports, CNI, permis de conduire sous forme de fichier PDF ou JPG) ?
Réponse 12: Oui, Il est possible d’ajouter autant de pièces que nécessaire sur une fiche client ou voyageur.
Question 13: Que doit-on faire pour que tous les Tour-opérateurs référencés chez Selectour (tourisme, hôtel, loc. voiture …) remontent dans le MESCOMP ?
Réponse 13: Il s’agit ici de la remontée MCTO depuis le B2B Selectour nommé H2O. Le paramétrage est déjà effectif pour la majorité des agences Selectour. Concernant les hôtels, nous pouvons avoir besoin de votre part de la liste des centrales utilisées et votre code agence correspondant.
Question 14: Etant une agence appartenant au réseau Selectour, avez-vous besoin des codes Saphir? Doit-on vous fournir quelque chose ? Idem pour APRIL ?
Réponse 14: Nous n’avons pas besoin des codes Saphir. En revanche quelque soit votre réseau, concernant les assurances, si vous souhaitez bénéficier (gratuitement) du lien disponible dans IGA T-9, il est obligatoire de nous transmettre votre identifiant et mot de passe du site B2B April, par exemple.
Question 15: Il m’arrive de faire du GIR (avec TUI par exemple), je n’ai donc qu’un seul prestataire, c’est TUI. Légalement je dois indiquer comme organisateur TUI (pas le nom de mon agence), mais par contre je le gère en GIR car j’ai un prix et des conditions négociées. Comment puis-je entrer en production et mettre TUI en organisateur ?
Réponse 15: Si vous passez par le module production, le fournisseur est l’agence. Il est toutefois possible de créer plusieurs fournisseurs de production: TUI pourrait être créé en ce sens.
Question 16: Peut-on pointer les fournisseurs par date de départ ?
Réponse 16: Oui, le pointage fournisseur est faisable par date de départ, par date d’émission ou par date de facturation.
Question 17 : Ce module permet-il de faire un devis ?
Réponse 17 : Oui, il est possible de faire un devis. Pour cela il faut faire un nouveau BI et changer le statut en devis. Il est ensuite possible de les dupliquer et de les transformer en BI comme sur la distribution.
Question 18 : Ce module remplace t-il le CRM GOYAVE ?
Réponse 18 : Non. Il n’était pas possible de faire de la production sur le CRM GOYAVE.
Question 19 : Je ne vois pas l’intérêt de passer par ce module. Pouvez-vous nous expliquer ?
Réponse 19 : Le module production fonctionne pour des dossiers qui sont gérés avec de la marge. Les ventes d’un côté et les achats de l’autre. Il est exploité pour la gestion des GIR, l’organisation d’événements (séminaires, teambuilding, incentive etc.). La différence entre les deux permet de dégager de la marge. L’agence gère ses achats pour construire un produit qu’elle revend à ses clients.
La distribution correspond à de la revente TO (produit déjà constitué) avec une rémunération à la commission.
Il existe un « entre deux » : le package dynamique. Cette fonctionnalité disponible sur le BI distribution permet de packager des prestations sélectionnées directement par l’agence (hôtel + vols par exemple). L’agence crée son propre produit sur lequel elle est commissionnée.
Question 20 : Pour faire un devis, nous n’avons pas toujours les noms et prénoms avant de finaliser, est-on obligé de renseigner tous ces champs ?
Réponse 20 : Les voyageurs sont obligatoires sur un devis comme sur un BI. Si vous n’avez pas les noms et prénoms des voyageurs, vous pouvez garder le nom et prénom du voyageur principal, indiquer le nombre de voyageurs en commentaire et mettre à jour ensuite si votre client valide la proposition.
Question 21 : Peut-on changer le nom du payeur ?
Réponse 21 : Lors de la saisie d’un encaissement, il est possible de modifier le nom du payeur.
Question 22 : Comment saisir en « acompte » sur le dossier ?
Réponse 22 : Il y a une option acompte. En utilisant la liste déroulante acompte, en l’indiquant sur un BI, en réglant une facture.
Question 23 : Deux couples qui voyagent ensemble, c’est utile de passer par ce module GIR ? Est-ce qu’il y a un minimum de participants ?
Question 23 : L’utilisation du module production correspond plus à une méthode de travail qu’à un nombre de passager. On peut utiliser ce module pour 1 seule personne si nécessaire.
Question 24 : Peut-on partir d’un BI créé et le cloner directement ?
Réponse 24 : Il est possible de cloner un BI en production en passant par le dossier voyage. Pas directement sur le BI.
Question 25 : Est-ce qu’on a la possibilité d’imprimer le contrat de voyage global reprenant tous les dossiers avec tous les participants ? Ou doit-on imprimer BI par BI ?
Réponse 25 : Le contrat de vente est individuel. Un contrat global n’existe pas et n’aurait aucune valeur. Il y a autant de contrats que de clients.
Question 26 : Dans un BI, nous devons mentionner le nom de l’organisateur du voyage, avec le nom du garant financier, adresse etc., ces informations apparaissent dans la partie annexe en fin de BI. Sur T9, ces informations sont-elles renseignées automatiquement dès la sélection du fournisseur ?
Réponse 26 : Ces informations sont à renseigner au niveau de la fiche du fournisseur. La mise à jour de ces informations est à la charge de l’agence. IGA n’a pas les informations à jour.
Question 27 : Le fait de saisir l’acompte fournisseur, est-ce que cela évite de le faire en comptabilité ou pas ?
Réponse 27 : Oui l’acompte est saisi et enregistré sur la partie fournisseur et donc en comptabilité.
Question 1 : Pourquoi faire un avoir ? Est-ce obligatoire pour chaque facture ou uniquement pour une prestation annulée ?
Réponse 1 : Une prestation négative ne peut pas être saisie sur une facture. Il faut impérativement faire un avoir.
Question 2 : Peut-on pointer les prestations qui ont été facturées sur IGANET ? Ou c’est uniquement ce qui a été effectué à partir de T9 ?
Réponse 2 : Uniquement à partir de T9.
Question 3 : La base de données fournisseurs sera t-elle déjà créée sur IGANet ? Ou doit-on tout recréer de nouveau ?
Réponse 3 : Les fournisseurs facturés sur les trois dernières années sont importés dans T9.
Question 1 : Est-ce qu’on peut imputer l’avoir d’un autre client ?
Réponse 1 : Oui. Il est possible d’imputer un avoir existant à un autre client via le menu « Règlement Multiple ».
Question 2 : Est-ce que tous les agents vont pouvoir faire des lettrages, des pertes ou des gains sans avoir de formation comptable ?
Réponse 2 : Il est possible d’enlever l’accès au menu « Règlement Multiple » à certains profils utilisateurs.
Question 3 : Comment fait-on quand nous avons 3 caisses ? Chacun fait sa remise de chèques au jour le jour ou pouvons-nous le faire en une seule fois comme actuellement ?
Réponse 3 : Quand on parle de caisse il s’agit d’espèces. S’il y a une caisse « Espèces » par collaborateur, il faudra faire une clôture par caisse (donc une clôture par collaborateur). Concernant les remises de chèques, généralement il y en a qu’une seule par agence. Si chaque collaborateur remet en banque ses propres chèques, il faudra donc faire une remise par collaborateur.
Question 4 : Bonjour est-ce possible d’imprimer le bordereau de remise sans forcément passer par l’historique ?
Réponse 4 : Oui directement après avoir effectué la remise. Vous pouvez également éditer toutes les remises générées simultanément.
Question 5 : Avec cette automatisation, sommes-nous toujours maître de notre comptabilisation ?
Réponse 5 : Oui. Vous pourrez déclencher les comptabilisations manuellement si vous le souhaitez.
Question 6 : Pour les statistiques clients en compte comment faire ?
Réponse 6 : Des statistiques sont déjà disponibles sur le logiciel IGA T9. En revanche, si vous souhaitez des statistiques plus complètes, dynamique. Il est conseillé de contacter le service commercial pour avoir accès au Portail Collaboratif (module en option) : servicecommercial@iga.fr
Question 7 : Existe-t-il une statistique avec les marges et les commissions, pour suivre l’activité au quotidien ?
Réponse 7 : Oui. Il existe le CA/VA (Chiffre d’Affaires par Volume d’Affaires). D’autres statistiques sont également disponibles afin de piloter votre activité au quotidien via le Portail Collaboratif « Module Loisirs ». L’accès est inclus dans votre abonnement alors n’hésitez pas à solliciter le service commercial pour en profiter: servicecommercial@iga.fr
Question 8 : Quel est l’équivalent de l’édition de ventes détaillées ?
Réponse 8 : L’équivalent est disponible. Il s’agit de l’état des ventes/achats.
Question 9 : Sur IGANET les acomptes se mettaient directement dans la facture correspondante, on avait une seule facture avec plusieurs règlements. Sur IGA T9 il y aura des pièces séparées qu’il faut lettrer manuellement ?
Réponse 9 : Si les règlements sont saisis sur la pièce directement alors ils apparaîtront sur la pièce comme dans IGANET.
Question 10 : Comment retrouver les comptes pertes et gains ?
Réponse 10 : Lors de la saisie d’un règlement ou d’un lettrage il est possible de passer des OD de gains ou pertes. A ce moment-là, le système nous demande de choisir le compte sur le plan comptable. Il faut connaitre le compte ou le libellé du compte concerné car il peut y en avoir plusieurs. Cela dépend des agences.
Question 11 : Les bordereaux ne se font plus automatiquement comme sur IGANet ? Faut-il tout sélectionner manuellement ?
Réponse 11 : Oui, les bordereaux passent par une remise en banque. Il n’est donc plus nécessaire de sortir le journal des règlements puisque la vérification et l’édition des bordereaux se fait en même temps.
Question 12 : Si on oublie de saisir des dépenses de caisse à la date du 05 avril (exemple : achat de timbres) et que l’on a clôturé la caisse au 10 avril. Peut-on le faire encore à la date du 5 avril ?
Réponse 12 : Non. Vous ne pouvez pas saisir de mouvement antérieur à la clôture de caisse. Il faudra la supprimer (soumis à accréditation) si cette dernière n’est pas comptabilisée.
Question 13 : Comment fait-on si on a un règlement qui solde deux factures sur deux comptes différents ?
Réponse 13 : Comme sur IGANet, le module de règlements multiples permet de saisir un règlement sur plusieurs clients.
Question 14 : Nous avons deux banques, la remise d’espèces peut-elle se faire sur l’une ou l’autre banque? Peut-on paramétrer les deux banques ?
Réponse 14 : Oui. Il est possible de paramétrer plusieurs remises en banque d’espèces. Il suffit de choisir la bonne banque lors de la remise.
Question 15 : Pour éditer les bordereaux, sommes-nous obligés de sélectionner le mode de règlement et d’éditer les bordereaux un par un ou si on ne sélectionne pas le mode de règlement ça va sortir tous les bordereaux séparés quand même ?
Réponse 15 : Il faut le sélectionner. Cette étape remplace l’édition du journal des règlements. Cela permet de vérifier qu’il n’y ait pas d’erreur.
Question 16 : Est-ce que sur IGA T9 il y a encore comme sur IGANet la fonction « journal des règlements » pour vérifier avant d’éditer les bordereaux qu’il n’y ait pas d’erreur ou un oubli de saisie?
Réponse 16 : Oui. Il existe un journal d’encaissement. Cependant la vérification se fait lors de l’édition des bordereaux qui n’est pas automatique comme sur IGANet. Cela ne sert donc a rien d’éditer cet état puis de faire les remises. Il s’agit d’une liste d’encaissements.
Question 18 : Sur IGANet, on sort une feuille de caisse avec tous les encaissements du jour et tous les modes de règlement. Ce document génère les bordereaux. Est-ce différent sur IGA T9 ?
Réponse 18 : Sur IGA T9, le pointage se fait au moment de l’édition des bordereaux. On peut alors éditer les bordereaux.
Question 1 : Pour les sms, le numéro de téléphone doit être renseigné dans la fiche client d’une certaine manière ? Par exemple avec +33 ou 0033 ou directement 06 … ?
Réponse 1 : Le numéro de téléphone des clients se renseigne normalement, à savoir « 0601010101 » sans espace, ni point. Le système s’occupe de mettre des espaces.
Question 2 : L’option d’envoi de SMS est-elle payante ?
Réponse 2 : Oui cette option est payante.
Question 3 : Pour les clients de plus de 4 ans, peut-on les sauvegarder sur Excel par exemple pour l’envoi d’emailing ou d’invitation à des salons ultérieurs ?
Réponse 3 : Il est possible de faire un emailing à partir d’une source externe à T9. On peut donc charger un fichier Excel.
Question 1 : Quand auront lieu les prochaines formations comptables ?
Réponse 1 : Vous allez dès la semaine prochaine recevoir un email pour vous inscrire aux formations comptables, une formation par semaine sera dispensée par un expert fonctionnel avec la possibilité d’échanger avec lui sous forme de questions/réponses.
Question 2 : Comment finaliser le pointage de mes achats sur IGANet ?
Réponse 2 : Les imports comptables seront effectués à partir du mois de juin ce qui vous permettra de finaliser le pointage fournisseur des achats saisis sur IGANet sur votre application IGANet. Le pointage des achats saisis à compter du 04/05/2020 sur T9 devront être pointés sur T9.
Question 3 : Comment va être gérée la reprise de notre comptabilité sur IGA T-9?
Réponse 3 : L’équipe IGA prendra contact avec vous afin de se mettre d’accord sur une date d’intégration de votre comptabilité sur IGA T9. Les imports comptables seront effectués à partir du mois de juin.
Par ailleurs, il est en effet recommandé que l’agence clôture son exercice comptable précédent sur IGANet et que le pointage fournisseur soit terminé (ou quasiment finalisé).
A noter que l’intégralité des écritures de l’exercice en cours est importée dans la comptabilité IGA T-9. Les reports à nouveau des exercices précédents, ainsi que le détail des écritures associées, sont également intégrés à la comptabilité T-9. La comptabilisation fournisseurs sera effectuée sur IGANet au fil des pointages effectués et finalisée juste avant l’import de la comptabilité sur T9
Cette procédure est donc évidement valable uniquement pour les agences qui tiennent leur comptabilité sur IGANET ou BRIOS.